Shell TTS verisini rota, araç ve sürücü kararlarına dönüştürmek

Filo yakıt harcaması çoğu şirkette ayda iki kez gelen toplu faturayla birlikte hatırlanır. Tutar bütçeyle karşılaştırılır, gider kaydı yapılır, dosya kapanır. Oysa o faturayı oluşturan satırların her biri tek başına bir maliyet kalemi değil, bir olay kaydıdır: hangi araç, hangi sürücü, hangi gün ve saatte, hangi istasyonda, ne kadar yakıt aldı.

Şirket araçlarının Shell istasyonlarında otomatik olarak tanınmasını sağlayan Shell Taşıt Tanıma Sistemi (Shell TTS), bu bilgileri her alımda tek tek kaydeder. Kritik nokta şurada: kayıt neyin olduğunu gösterir, nedenini göstermez. Yakıt verisinden operasyon kararı çıkarmak sayıya bakmakla değil, sayının hangi soruya cevap olduğunu doğru seçmekle başlar.

Pompada oluşan kaydı analiz edilebilir yapan şey

Bir yakıt harcamasını analiz edilebilir kılan, tutarın büyüklüğü değil kaydın tutarlılığıdır. Shell TTS’te alım, araç istasyonda otomatik olarak tanındığı anda sisteme geçer. Sürücünün fiş toplaması, elle form doldurması veya tutarı sonradan bildirmesi gerekmez. Bu yüzden her satır aynı alanlarla, aynı biçimde oluşur; iki farklı ili, iki farklı sürücüyü ve iki farklı ayı yan yana koyup karşılaştırmak mümkün hale gelir.

Yakıt türü araç bazında sisteme tanımlı olduğu için hem hatalı dolum riski azalır hem de tür bilgisi raporda güvenilir bir gruplama ekseni olarak kullanılabilir. Elle girilen bir veride bu sütun her zaman aynı disiplinle dolmaz.

Kapsam da veri sürekliliği açısından önemlidir. Sistem 1000’den fazla Shell istasyonunu ve 81 ili kapsadığı için araç şehir dışına çıktığında kayıt zinciri kopmaz; şehir içinde ve uzun yolda alınan yakıt aynı veri setinde durur. Okuma tarafında ise rapor fatura dönemine bağlı değildir: web paneli ve mobil uygulama üzerinden alımlar 7/24 izlenebilir. Fatura ayda iki kez kesilir, ama bir aracın o hafta nerede ve ne kadar yakıt aldığı sorusunun cevabı fatura dönemini beklemez.

Aynı tablodan muhasebe ve operasyon farklı şeyler okur

Muhasebe tarafında yakıt verisi dönem, tutar ve belge ekseninde okunur: toplam ne kadar, hangi döneme ait, kayıt doğru mu. Operasyon tarafında aynı satırlar farklı gruplanır. Soru “ne kadar harcadık” olmaktan çıkar, “aynı işi yapan iki araçtan biri neden ayrışıyor” haline gelir.

Fark somut bir örnekte görünür. Bir dağıtım ekibinin iki aracı aynı bölgede ve benzer sipariş yoğunluğuyla çalışıyorsa, faturada bu iki araç yalnızca iki satır tutardır. Aynı kayıtlar araç ve gün ekseninde gruplandığında başka bir şey çıkabilir: araçlardan biri aynı işi kapatmak için haftada bir dolum fazla yapıyordur. Bu tek başına bir sonuç değildir, ama sorulacak doğru soruyu üretir.

Desenden karara giden yol

Uygulamada bu okuma hazır bir yorum listesi değildir. Shell TTS avantajları arasında en çok anlatılan başlıklar otomatik tanıma ve alımların tek faturada toplanması olsa da, operasyon kararı üreten asıl kısım aynı kaydın araç, sürücü, gün, saat ve istasyon ekseninde açılabilmesidir. Aşağıdaki eşleştirme, sık görülen desenlerin hangi soruya ve hangi karara bağlandığını gösterir.

Tablodaki orta sütun süs değildir. Yakıt verisinde en sık yapılan hata, deseni doğrudan sonuca bağlamaktır. Artan dolum sıklığı kötü niyetin kanıtı değildir; çoğu zaman uzayan güzergahın, değişen yükün, trafikte geçen boşta çalışma süresinin veya mevsim etkisinin sonucudur. Sıralama şudur: desen görülür, hipotez kurulur, hipotez ikinci bir kayıtla sınanır, karar ondan sonra verilir.

Bu disiplin sistemin kontrol tarafını da anlamlı kılar. Rapor ekranında görülen bir sapma doğrulandığında karar aynı sistem içinde kurala çevrilebilir: araca günlük veya aylık limit tanımlanır, yakıt türü kısıtlanır, istasyon kısıtı konur, gerekirse mobil uygulama üzerinden o aracın yakıt alımı geçici olarak kapatılır. Veriyi okuduğun yer ile kuralı yazdığın yer aynı olduğu için karar ile uygulama arasında ayrı bir süreç oluşmaz.

Yakıt verisinin tek başına söyleyemedikleri

Kayıt, depoya ne kadar akaryakıt girdiğini, nerede ve ne zaman girdiğini söyler. Kaç kilometre yapıldığını, motorun ne kadar boşta beklediğini, hangi rotanın seçildiğini ve aracın nasıl kullanıldığını söylemez. Bu yüzden yüz kilometrede tüketim gibi bir oran yalnız yakıt kaydıyla hesaplanamaz; mesafe bilgisinin başka bir kaynaktan gelmesi gerekir.

Mesafe ve sürüş tarafı bir araç takip katmanının işidir. Shell & Turcas Petrol A.Ş.’nin Türkiye’deki yetkili çözüm ortağı Filomobil’in sunduğu Shell FiloPlatform, Mobiliz teknolojisiyle çalışır; GPS üzerinden anlık konumu, hızı, mesai başlangıç ve bitiş saatlerini ve sürüş analizini üretir ve TTS entegrasyonuyla birlikte yakıt tüketim raporlarına dönüşür. Filomobil’in bu hizmeti anlattığı sayfada belirtilen yakıt tasarrufu aralığı yüzde 20-25’tir. Bu aralık takip ve analiz katmanına aittir, tek başına yakıt kartı kullanımına değil.

İkinci sınır dönem karşılaştırmasındadır. Kayıt tüketimi değil dolumu gösterir. Ayın son günü depoyu dolduran araçla ayın ilk günü dolduran araç aynı işi yapsa bile aylık toplamları farklı görünür. Kısa dönemlerde bu fark gerçek bir performans farkı sanılabilir. Karşılaştırmayı tek aya sıkıştırmak yerine birkaç döneme yaymak yanılgıyı büyük ölçüde ortadan kaldırır.

Üçüncüsü karşılaştırma grubuyla ilgilidir. Şehir içi dağıtım yapan bir panelvanla uzun yol çeken bir çekiciyi litre üzerinden yan yana koymak bilgi üretmez. Aynı biçimde, az sayıda aracın her gün farklı iş yaptığı bir filoda desen tekrar etmediği için okunacak bir eğilim de oluşmaz. Orada veri kararın kendisini değil, saha bilgisinin doğrulanmasını sağlar.

Veriyi karara çevirmenin sırası

Bu okumayı düzenli hale getirmenin en pratik yolu, rapora her açılışta baştan bakmak yerine sabit bir sıra izlemektir.

1. Hangi kararı vereceğini önce yaz: görev dağılımı, güzergah, araç eşleştirmesi veya limit.
2. Karşılaştırma grubunu tanımla: aynı işi, aynı bölgede, aynı dönemde yapan araçlar.
3. Kaydı kararın eksenine göre grupla: araç, sürücü, gün, saat veya istasyon.
4. Sapmayı hipoteze çevir ve ikinci bir kayıtla sına: sefer planı, görev kaydı veya kilometre bilgisi.
5. Kararı uygula, sonucu bir sonraki dönemde aynı eksende tekrar oku.
6. Doğrulanan sonucu sistemde kurala çevir: limit, yakıt türü kısıtı veya istasyon tanımı.

Bu sıranın son iki adımı çoğu filoda atlanır. Karar verilir, kural yazılır, dosya kapanır. Oysa yakıt verisinin operasyon tarafındaki değeri tek seferlik tespitte değil, aynı raporun bir sonraki dönemde aynı eksende yeniden okunabilmesindedir. Değişikliğin işe yarayıp yaramadığını gösteren şey de zaten aynı veridir.

Sık gelen üç soru

Yakıt raporuna erişim için portal şifresi nasıl alınır

Portal ve mobil uygulama şifresi talebi, şirket uzantılı bir e-posta adresinden [email protected] adresine gönderilir.

Farklı illerde yapılan alımlar aynı raporda birleşir mi

Evet. Sistem 81 ilde ve 1000’den fazla Shell istasyonunda geçerlidir. Araçların farklı illerde yaptığı alımlar aynı hesapta toplanır ve ayda iki kez düzenlenen toplu faturada birleşir.

Shell TTS başvurusu için hangi koşul aranır

Başvurular yalnızca Türkiye’de aktif vergi levhası bulunan işletmelerden kabul edilir. Bireysel ve şahsi başvurular alınmaz.